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学术会议管理条例(试行)

万博学会学术会议管理条例(试行)

万博学会九届一次常务理事会2009年3月20日会议通过)

第一章 总 则
第一条 为规范本学会举办的各种学术会议,保证会议的效果,提升会议的影响力,制定本条例。
第二条 本条例适用的范围是万博学会(CAA)主办、协办、支持的学术会议以及万博学会所属的专业委员会举办的学术会议。
展览会议参照本条例执行。
第三条 国际会议是指:参加者不限于国内代表(向国外征稿)的学术会议。国际会议除由万博学会批准外,还须按国家规定由相关政府主管部门审批后方可举办。万博学会与其他学会或机构共同主办的国际会议由主要主办的一方申请报批。
第四条 国内会议是指:参加者是国内专业人士(只向国内征稿)的学术会议。以万博学会名义主办的国内会议由学会批准,以万博学会专业委员会主办的会议由该专业委员会批准。
第二章 主办、承办、协办和支持
第五条 会议的主办单位具有决定会议的主题、规模、周期、地点、形式以及选定承办者的权利,并承担会议的法律责任。专业委员会的主管法人单位是万博学会,其主办的会议的法律责任由万博学会承担,但会议的其他责任由该专业委员会主任根据该条例的规定和专业委员会条例的规定承担。
第六条万博学会”、“Chinese Association of Automation”以及“万博学会”标识已在国家法定机关注册,是万博学会的财富,未经万博学会书面同意而使用万博学会中文名称、英文名称以及标识被认为是对本学会的侵权。
第七条 万博学会所属的各工作委员会是万博学会的工作机构,对外不能以工作委员会的名义主办学术会议。
第八条 专业委员会主办会议时除署该专业委员会的正式名称外,还须冠之以“万博学会”字样,并使用万博学会标识。
专业委员会内部的专业技术工作组不能主办正式的学术会议。
第九条 会议的承办单位负责会议各项具体工作的组织实施。由万博学会主办的学术会议的承办单位既可以是经万博学会授权的机构,也可以是主办者万博学会自身。仅在道义上支持某会议而不承担组织、经济和法律方面的责任的单位称为“协办单位”或“支持单位”。万博学会也可协办或支持由其他单位主办的会议。
第十条万博学会主办的会议的承办单位按照如下程序选定:申请单位提出书面申请;万博学会秘书处会同有关工作委员会考察和评估;由秘书处会同有关工作委员会审核批准;申请者签署承诺书;万博学会和申请者签约;万博学会发放承办授权书或委托书。
第十一条 一经万博学会同意某单位承办会议,即表明同意该单位在所承办的会议有关事务中使用万博学会的中、英文名称和标识,但不得在超出委托范围使用。如其他单位请求万博学会作为协办或支持单位时,主办单位应有书面邀请函件,万博学会以书面方式回复方为有效。
第十二条 万博学会同意协办和支持某会议,即表明同意该机构在该会议有关事务中使用万博学会的中、英文名称和标识,但不得在超出授权范围使用。除和万博学会有合作协议的单位外,其他单位邀请万博学会协办或支持其主办的会议时应向万博学会支付一定的费用。
第三章 申请和批复
第十三条 申请承办万博学会主办的会议的单位须在会议预定召开日期14个月前填写并递交申请表格(附件1:承办万博学会会议申请表)、提交书面申请书和承办方案。特殊情况下提交申请的提前量可以适当缩短,但以有足够的时间做好会议准备工作为前提。
第十四条 万博学会收到承办书面申请后,将对申请进行审查并对申请单位进行考察,以了解其是否有足够的承办能力。审查时间一般为2个月。万博学会应在会议预定召开日期12个月前明确批复申请单位对其申请的审查结果。当提出申请的时间较晚时,批复的时间随之调整。
第十五条 万博学会主办的会议应在会议预定召开日期12个月前最终确定会议名称(系列会议除外)、会议主题(如有)、时间、地点、会议形式等,纳入万博学会学术活动计划宣传与推广。除非万博学会以书面形式同意,会议名称和时间一经确定,不可更改。
第十六条 承办单位的职责是:组建会议组织机构、编制预算表、推广会议、征文和评审、组织论文出版、筹资、征询参会者、保障后勤和会务等。承办单位应定期向主办单位报告会议筹备情况,及时沟通,必要时召开会议协调有关工作。
第十七条 委托承办时,主办单位的责任是:检查组织机构的构成、检查会议预算、协助推广、监督与协助筹备过程、检查论文质量、协助出版。
第十八条 万博学会受理承办申请的机构是秘书处。
第四章 会议的组织和筹备
第十九条 万博学会主办的会议必要时可成立指导委员会。指导委员会成员应由业界资深、知名人士或学会领导构成。如需要,会议可设大会主席一人,副主席数人。会议可聘请顾问若干。
第二十条 会议设程序委员会,负责会议的征文、论文评审、出版、规划会议形式、编制会议程序、邀请特邀讲者、主持会议等事宜。程序委员会设主席一人,副主席若干,但一般不超过4人,委员若干人。国际会议程序委员会中境外专业人士应当占一定比例。必要且会议内容(主要依据会议内容是否需要保密)允许时,国内会议可邀请少量境外人士作为程序委员会成员。
第二十一条 会议可设组织委员会,负责会议宣传推广、筹资、场地、后勤、接待等工作。组织委员会设主席一人,副主席若干,但一般不超过4人,委员若干人。会议可设秘书处,负责会议筹备过程的日常事务处理、会议期间的代表接待、食宿安排、会务、资料发放、现场设备、必要的交通安排以及其他会务工作。秘书处设秘书长一人,成员若干。
第二十二条万博学会主办而由其他机构承办的会议,其组织机构和会议预算应得到万博学会的批准。
第二十三条 会议的征文通知一般应该在会议召开前12个月发出。承办单位通过印刷品、网站、专业媒体等方式宣传推广。
第二十四条万博学会主办的会议,万博学会对承办单位筹备过程进行检查、协调并给予必要的帮助。万博学会通过自有网站、合作刊物推广,向省级学会、分支机构、会员发放消息。如需要万博学会协助邀请特邀讲者,讲者的费用由承办单位承担。
第二十五条 需要出版论文的学术会议,由承办单位负责支持程序委员会征集和审定论文,会议文集应按学会规定的统一格式、规格出版。
第二十六条万博学会或者由万博学会专业委员会主办的会议,其论文全文或摘要的电子文档提交万博学会的网站。如需要,可评选优秀论文,其篇数不超过论文总数的百分之五。
第五章 经费筹集与管理
第二十七条 承办单位负责会议费用的筹措,并负责在会前做出平衡的预算表。
(1)会议的收入包括:作者缴纳的版面费、代表注册费、社会赞助费、展览收入、会场和文集广告、来自有关部门的专项经费等。
(2)会议的支出包括:出版和印刷费、交通和通信费、会场租用、设备及布置费、食宿费、推广和宣传费、特邀讲者费、人力资本费、上交万博学会费用等。
第二十八条 会议的主要赞助商(一般不多于3家)须经主办单位批准。如承办单位寻找的赞助商和主办单位的主要赞助商不一致,由主办单位最终确定。主办单位本次会议从赞助商获得的赞助费用,将按比例拨付承办单位,具体比例在确定承办单位时给定。一般赞助商由承办单位确定。
第二十九条 会议的财务由承办单位管理,根据会前的预算支出。会议结束后应有财务结算报告,并报送万博学会和有关方面。如有节余,由承办单位支配(需符合财务制度)。上交万博学会的费用在会议召开前支付。
第三十条万博学会主办的会议,承办单位必须保证万博学会会员有参加的优先权,且对万博学会会员的注册费不低于八折优惠。
 
第六章 会议效果评估
第三十一条 由学会主办的会议结束后,由承办单位对会议效果进行自评。在自评的基础上,由万博学会秘书处对会议进行评估。评估的项目包括:会议规模、会议学术质量、会议的组织、会议经费、社会影响力等(评估表格见附件2)。专业委员会主办、承办的会议的质量将作为对专业委员会的评估指标之一。
第三十二条 万博学会对会议优秀组织者给予表彰。会议质量较差或者不按照会议组织程序开展工作的,万博学会对组织者提出批评、警告,书面记录并存档,产生不良影响者视情形给予惩罚,包括组织者在一定时期内不得再次申请承办万博学会主办的会议;大会主席、程序委员会主席和组织委员会主席在一定时期内不得再担任万博学会主办会议的主要职务等。
第七章 附 则
第三十三条 本条例由万博学会常务理事会制定和修订,经万博学会常务理事会通过后生效。本条例由万博学会常务理事会负责解释。
第三十四条 本条例经万博学会2009年3月20日第九届常务理事会第1次会议通过,2009年3月20日起施行。
第三十五条 本条例有下列附表:
附表1:承办万博学会学术会议申请表
附表2:万博学会学术会议评估表